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如何做企业社会责任报告发布会
来源:来自本站    日期:2017-01-04    浏览量:756      
教你如何做企业社会责任报告发布会
企业社会责任报告发布会概述
在企业社会责任报告编制完成以后,最重要工作就是报告发布。这是一个重要的工作环节,在一定程度上影响报告的效果和企业的形象。
从发布形式来看,新闻发布会是企业发布社会责任报告的一种普遍方式,具有以下优点:
(1)新闻性强。新闻发布会可以在第一时间内将社会责任报告的信息传播到与会各方代表,可以通过介绍报告主要内容、赠阅报告、播放社会责任专题片、发布新闻通稿和宣传材料等方式,加强信息的交流强度和新闻性,通过媒体传播,扩大报告的知名度,树立良好的企业形象。
(2)受众面广。企业通过邀请利益相关各方的代表参与报告发布会,向政府、投资者、员工、客户、供应链伙伴、新闻界等各方代表介绍社会责任报告编制的目的、过程和内容,传达企业的社会责任理念,通报企业的社会责任实践,征求各方的意见和建议,可以使公众加深对企业的了解,使报告发布会成为企业与利益相关方沟通交流的一个重要平台。
(3)效率较高。除了传统的现场新闻发布会形式之外,报告发布会可以采取电视电话会议、网上会议、甚至电视直播等新的会议形式,改变单一现场方式的限制,扩大发布会的范围和规模。这可以使发布会的信息在第一时间内传播到更多的受众和载体上,强化发布会的效果。同时,这也可以避免企业总部先开会、各层级层层开会传达的局面,提高报告发布会的效率,降低会议成本。
企业社会责任报告发布会的组织与实施
为保证报告发布会的效果,成功发布社会责任报告,要充分做好会议各项工作,事先做好会议方案和准备工作,事中做好会务工作,事后及时总结经验,确保发布会的质量和最佳成效。
把握报告发布会的基本要素
要从注重报告发布会的效果出发,结合企业的具体情况和需要,抓住发布会的基本要素,精心做好会议准备工作。
(1)会议目的:报告发布会的主要目的就是向社会公开发布社会责任报告。
(2)基本任务:基本任务就是将社会责任报告的精髓很好地向与会各方进行传播,会后通过会议的影响在更广的范围内传播报告内容和会议信息,树立企业的社会责任形象。
(3)议题议程:要围绕会议目的和基本任务设置报告发布会的主要议题和会议议程,确保会议取得成效。
社会责任报告发布会一般设置以下会议议程:企业领导致辞;企业领导发布社会责任报告;有关部门领导致辞;利益相关方代表发言;专家点评报告;公布报告的审验意见;会议总结。
(4)会议形式:根据企业实际和预期目的,确定发布会的形式,如单一现场会议、电视电话会议、网络视频会议等。企业可以根据实际需要创新发布会形式。
(5)规格规模:根据企业需要及实力,本着规范、高效、得体、节俭的原则,确定会议的规格和规模,以力求效果最佳、成本最低。
建立合适的会议组织机构
为确保会议筹备工作的顺利开展,根据会议需要建立适当的会议组织机构是非常必要的。会议组织机构通常包括会议领导小组、秘书组、会务组、宣传组、会场组、后勤组等。在建立合适的组织机构之后,要明确各个机构的职责,通过各负其责、分工合作,共同做好会议筹备工作,确保会议成功召开。
加强会议策划
会议策划是确保发布会顺利召开,取得良好效果的保证,所以要做好以下工作:
做好会前调研工作。事先对可能出现的问题和困难进行排查,做到心中有数、应对有预案;
做好会议宣传工作。要事先策划好会议宣传工作方案,安排好会前、会后的宣传工作,扩大会议影响;
做好嘉宾邀请工作。要根据会议规格规模和实际需要,精心选择出席会议的嘉宾和领导,充分发挥会议的宣传效果。
重视会议材料
会议材料的起草是发布会准备的一个核心工作。从一定程度上说,会议材料质量的高低直接决定了会议成败,必须特别重视会议材料起草与组织工作。主要工作包括:会议文件的起草;会议文件进度的管理;会议辅助资料的准备;会议材料的印刷。
会议材料主要包括:会议组织方案:明确会议基本要素,加强会议组织的计划性,明确会议各项任务及具体负责机构,提前安排各项工作;会议宣传方案;企业领导致辞;报告发布稿;会议主持词;社会责任报告专题片;会议总结讲话;报告发布会新闻通稿;会议手册或服务指南;嘉宾与专家请柬或邀请函;感谢信。
重视会务工作
重视会务工作安排,细心做好各项会务工作,确保发布会圆满召开。主要会务工作包括:会议时间选择;会议地点选择,包括联系会议地点与现场察看;发布会会场布置,包括座位排列、设备调试、用品准备;会议出席人员的确定,包括企业领导、有关上级部门领导、专家、利益相关方代表、企业内部人员、新闻媒体等;会议通知、嘉宾邀请、会议接待安排;会议住宿、交通与餐饮安排;会议展览、宴请、演出安排;会议其他辅助工作安排,包括文印、保卫、医务等工作。
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